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個人事業主の経理を担当されている方、領収書の管理に困っていませんか？
7年間保管しておかないといけないし、万が一税務調査が入った時のために見やすい状態で保管しておく必要がありますよね。
毎年必ずやらなければいけないことは一度やり方を決めてしまえば、後はそれを毎年繰り返すだけになるので管理が楽になります。
参考に私がやっている領収書の管理方法を紹介します。
参考までに我が家の事業スタイルついて
夫が個人事業主です。
建築金物の製作をしており、一人親方のような感じで現場に入ることもあります。
私は少し前までは青色専従者として経理・軽作業・雑務を手伝っていましたが、現在は外でパート＆経理をしています。
帳簿関係は夫はノータッチで何か調べたり、書類を見返したりするのは私のみ。
事務所も別にありますが帳簿付けは自宅でするので帳簿関係はすべて自宅で保管しています。
【月次】領収書管理
事業で領収書をもらうと、まず夫が無印の引き出しにポイポイ入れていきます。
私が小口現金の帳簿につけると、13ポケットあるファイルに月ごとにわけてポイポイ入れていきます。
【年次】領収書管理（確定申告前）
確定申告が近づいてくると小口現金の帳簿と領収書を照らし合わせながら、会計ソフトに入力していきます。
それが終わると月ごとにクリップでまとめて、1年分を1つのファイルに入れてまとめます。
【年次】領収書の保管には無印良品のEVAケース・A4サイズを使用。
使用したのは無印良品のEVAケース・A4サイズですが、廃盤になったのか公式サイトにありませんでした。
同じサイズでバインダー用ならこちらです。
最大で12枚あれば足りる（領収書用は7年分、医療費領収書は5年分）ので、アスクルで12枚一気に揃えました。
中身が一目でわかるよう中に「R〇領収書」、「R〇破棄可」と書いたA4用紙を一緒に入れています。
「何年に破棄できるんだっけ？」と毎回考えるのを避けるため、破棄できる年が自動入力されるようにしています。
年号が古いですね。
【年次】医療費領収書も同じ方法で保管
医療費領収書の場合は
- 「R〇医療費領収書」
- 「R〇破棄可」
- 夫と私どちらの確定申告で使用したかがわかるように記載。(医療費控除は所得の多い方で申告)
【年次】確定申告後はクラフトボックスに放り込むのみ
確定申告が終わったら事業用領収書、医療費領収書のどちらもEVAケースにまとめてから、クラフトボックスにまとめて入れています。
このタイミングで保管期限を過ぎたものは破棄します。
個人事業主で1人でやっている規模なので税務調査が入る可能性は低く、確定申告が終わると領収書を見る必要はほとんどなくなるので、このクラフトボックスは2階の収納スペースに置いています。
まとめ：領収書管理はやり方を決めれば簡単になる！
以前は毎年ファイルを100均で買っていたので、ケースもバラバラ、まとめ方もバラバラでした。
探しにくいし、見た目もチグハグなのがふとした時に気になっていました。
ケースとやり方をそろえることで、後は何も考えずに整理を繰り返すだけ。
時々領収書を確認することもありますが、年ごとにわけているので該当のファイルを取り出せばすぐに見つけることもできて領収書管理のストレスがなくなりました。
領収書の管理をラクにして、事業に専念できますように。
参考になれば嬉しいです。
ご覧いただきありがとうございました。
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